10 dấu hiệu cảnh báo việc chọn sai đối tác triển khai ERP

chọn đúng đối tác triển khai

Một đối tác triển khai có thể mang lại nhiều lợi ích cho một dự án triển khai ERP, bao gồm quyền truy cập toàn bộ thông tin sản phẩm, kênh hỗ trợ vận hành của nhà cung cấp, kiến ​​thức về các vấn đề và hạn chế của hệ thống ERP cũng như kinh nghiệm duy trì dự án đúng tiến độ và ngân sách. Lựa chọn sai đối tác triển khai ảnh hưởng rất lớn đến sự thành bại của cả dự án. Dưới đây là 10 dấu hiệu cảnh báo mà đội dự án nên quan tâm trong quá trình triển khai ERP.

  1. Đối tác triển khai bỏ lỡ các cột mốc quan trọng

Nếu một đối tác thực hiện bỏ lỡ các cột mốc quan trọng, đặc biệt là trong giai đoạn đầu của dự án, mọi người trong dự án cần phải tìm hiểu những gì đã xảy ra và cách giải quyết nó.

Đối tác có thể bỏ lỡ thời hạn vì nhiều lý do và họ có thể không hoàn toàn chịu trách nhiệm về sự chậm trễ đó. Lý tưởng nhất là đối tác sẽ giải thích rõ ràng cho đội dự án về những gì đã xảy ra và chia sẻ cách họ hành động để dự án trở lại đúng tiến độ. Kế hoạch của họ có thể bao gồm việc thu hút thêm các nguồn lực hoặc làm việc với nhóm dự án để trì hoãn các tính năng ít quan trọng hơn.

  1. Đối tác triển khai thay đổi nhân viên thường xuyên

Đội dự án cần lưu ý nếu nhiều nhân viên chủ chốt nghỉ việc ở công ty của đối tác. Mất đi một người là điều dễ hiểu, nhưng nếu sự ra đi trở thành một xu hướng, thì đội dự án nên quan tâm. Sự ra đi của nhân viên khiến dự án gặp rủi ro và xu hướng này có thể dẫn đến các vấn đề lâu dài hơn với các giai đoạn dự án trong tương lai hoặc hỗ trợ phần mềm sau khi hoạt động .

  1. Đối tác triển khai cung cấp ít hoặc không đào tạo

Đội dự án nên cảnh giác nếu đối tác của họ không cung cấp khóa đào tạo thích hợp. Đối tác triển khai nên giải thích cấu hình hệ thống ERP cho nhóm dự án để họ có thể chủ động xử lý các tình huống sau khi đi vào hoạt động mà không cần sự trợ giúp của đối tác triển khai và họ nên cung cấp tài liệu và hướng dẫn cho các chức năng của các phân hệ trong hệ thống.

  1. Đối tác thực hiện khuyến khích sự phụ thuộc vào họ

Đối tác triển khai tự mình thực hiện nhiều công việc cấu hình cũng như xử lý các yêu cầu bổ sung khác, cũng có thể dẫn đến việc đội dự án không tìm hiểu hệ thống ERP đúng cách và gặp khó khăn trong việc tự bảo trì hệ thống này sau khi đi vào hoạt động , dẫn đến sự phụ thuộc vào đối tác triển khai.

  1. Đối tác triển khai bỏ qua nhu cầu kinh doanh

Công ty đang tiến hành triển khai ERP để giải quyết các nhu cầu kinh doanh riêng của tổ chức, vì vậy đội dự án nên cảm thấy lo lắng nếu đối tác triển khai không lắng nghe các đề xuất và không làm việc để hiểu nhu cầu của công ty. Hạ thấp nhu cầu của tổ chức là một dấu hiệu xấu cần được quan tâm.

Đối tác triển khai có thể bỏ qua nhu cầu kinh doanh của công ty vì họ thiếu kinh nghiệm nói chung hoặc thiếu kinh nghiệm trong một lĩnh vực kinh doanh cụ thể và đang cố gắng đi chệch hướng.

Bất kể lý do là gì, nhóm dự án nên lo lắng nếu đối tác thực hiện không quan tâm đúng mức đến nhu cầu kinh doanh của tổ chức.

  1. Đối tác triển khai chỉ định quá nhiều nhân viên cấp dưới

Thông thường, một đối tác triển khai chỉ định các nhân viên có nhiều kinh nghiệm cho một nhóm dự án triển khai. Tuy nhiên, đội dự án cần xác nhận rằng đối tác triển khai đã chỉ định đủ chuyên gia tư vấn trung cấp và cao cấp.

Các chuyên gia tư vấn cấp cao có thể hướng dẫn những người có ít kinh nghiệm hơn, nhưng nếu có quá nhiều nhân viên cấp dưới đang làm việc trong dự án, các chuyên gia tư vấn cấp cao có thể không có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ của riêng họ vì họ đang giúp đỡ những đồng nghiệp ít kinh nghiệm hơn. Ngoài ra, nhân viên cấp dưới có thể mắc lỗi vì họ chưa hiểu sâu về hệ thống ERP.

  1. Tư vấn triển khai làm việc quá sức

Đội dự án nên xem các email sau giờ làm việc và cuối tuần từ các chuyên gia tư vấn triển khai là tín hiệu cảnh báo.

Các chuyên gia tư vấn có thể bị làm việc quá sức vì đối tác triển khai không chỉ định đủ nhân viên hoặc nhân viên phù hợp cho dự án. Ngoài ra, các chuyên gia tư vấn có thể kiệt sức trước khi dự án hoàn thành, khiến đội dự án hụt hẫng.

  1. Công việc của tư vấn triển khai được phân bổ không đồng đều

Đối tác thực hiện có thể chỉ định nhiều tư vấn thực hiện cho dự án, nhưng một số tư vấn chính thường có trách nhiệm giám sát dự án. Đội dự án nên theo dõi mức độ mà các nhà tư vấn khác dựa vào các đồng nghiệp chủ chốt này trong giai đoạn đầu của dự án.

Nếu mọi việc đều phải thông qua các chuyên gia tư vấn chủ chốt thì có thể phát sinh nút thắt sau này.

  1. Đối tác triển khai gửi các yêu cầu thay đổi tốn kém

Đội dự án nên theo dõi chặt chẽ các yêu cầu thay đổi . Triển khai các dự án lớn thường bao gồm nhiều yêu cầu thay đổi, nhưng đội dự án nên theo dõi chúng chặt chẽ và xác nhận lý do hợp lệ của yêu cầu thay đổi.

Trong một số trường hợp, yêu cầu có thể không bao gồm chi phí bổ sung và đối tác thực hiện có thể chỉ muốn ghi lại quyết định được đưa ra trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, nhiều yêu cầu thay đổi khiến công ty phải trả thêm phí vì yêu cầu đó dẫn đến công việc mới. Yêu cầu thay đổi cũng có thể dẫn đến sự chậm trễ của dự án bởi vì phải thêm yêu cầu mới vào lịch trình của dự án.

  1. Tài liệu của đối tác triển khai không đủ

Thông thường, đối tác triển khai chịu trách nhiệm lập hồ sơ cấu hình hệ thống ERP. Tài liệu giúp đảm bảo đội dự án và đối tác triển khai đều đồng hành với định hướng dự án và trở thành nguồn tài nguyên có giá trị khi các thay đổi được yêu cầu sau khi đi vào hoạt động.

Nếu một đối tác triển khai không ghi lại cấu hình hệ thống ERP, họ có thể thiếu kinh nghiệm hoặc các nhà tư vấn triển khai đang cắt xén. Thiếu tài liệu cũng có thể là một dấu hiệu khác cho thấy đối tác triển khai đang cố gắng khiến công ty phụ thuộc vào họ sau khi hoạt động.

Tất cả chỉ dấu trên cho thấy có khả năng doanh nghiệp đã chọn sai đối tác triển khai ERP.

Tel: 076 383 8090