Kiến thức

8 lời khuyên để triển khai ERP thành công

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mô tả phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp cho tổ chức của bạn các tài nguyên cần thiết để tự động hóa, tích hợp và hợp lý hóa các quy trình cốt lõi của tổ chức. Hệ thống ERP đơn giản hóa các hoạt động hàng ngày liên quan đến nguồn nhân lực, tài chính, chuỗi cung ứng, hàng tồn kho và các chức năng quản lý khác đồng thời cung cấp một nguồn duy nhất cho dữ liệu của tổ chức. Tuy nhiên, nhiều thách thức khác nhau có thể nảy sinh trong quá trình triển khai, từ các vấn đề về di chuyển dữ liệu đến các lo ngại về bảo mật dữ liệu và trở ngại tích hợp. Bài viết này sẽ giúp bạn bằng cách đưa ra những lời khuyên tốt nhất để triển khai ERP thành công nhằm đảm bảo rằng bạn có thể triển khai, tích hợp và hưởng lợi từ giải pháp ERP của mình.

Sau đây là Lời khuyên từ chuyên gia của chúng tôi để triển khai một dự án ERP thành công

1. Lập kế hoạch trước khi thực hiện

Bước đầu tiên để triển khai ERP thành công là lập kế hoạch sớm. Hãy cùng khám phá các bước bạn cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu này.

Xác định mục tiêu rõ ràng

Hiểu chính xác những gì bạn cần từ quá trình triển khai ERP và có các mục tiêu cụ thể để phù hợp với tầm nhìn chiến lược của tổ chức bạn. Hãy xem xét các câu hỏi sau: bạn có cần một giải pháp ERP để cải thiện quản lý chuỗi cung ứng không? Hệ thống ERP của bạn có nhằm mục đích tăng cường quy trình quản lý quan hệ khách hàng (CRM) không? Bạn có cần một hệ thống có thể mở rộng không?

Thành lập một nhóm đa chức năng cho dự án

Là một giải pháp tổng thể, ERP yêu cầu đầu vào từ nhiều bộ phận khác nhau. Một nhóm đa chức năng sẽ giúp bạn xác định nhu cầu và vấn đề của doanh nghiệp mình đồng thời cung cấp hỗ trợ cần thiết trong quá trình triển khai.

Người quản lý dự án của bạn nên thành lập một nhóm gồm nhiều nhân viên từ các phòng ban khác nhau để có cách tiếp cận toàn diện trong việc triển khai được thông báo bằng các quan điểm độc đáo.

Tiến hành đánh giá nhu cầu kỹ lưỡng

Đảm bảo triển khai thành công là không thể nếu bạn không biết hệ thống ERP của mình đang giải quyết vấn đề gì. Giai đoạn lập kế hoạch triển khai ERP là thời điểm hoàn hảo để xác định chính xác giải pháp ERP sẽ can thiệp vào đâu để giải quyết những nỗi thất vọng của bạn. Phân tích các quy trình tổ chức, quy trình công việc và thách thức hiện tại của bạn để hiểu đầy đủ các yêu cầu của bạn.

2. Lựa chọn đối tác triển khai

Chọn nhà cung cấp ERP phù hợp là một trong những lời khuyên tốt nhất để dự án hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thành công vì nó có thể làm tăng đáng kể cơ hội tối ưu hóa lợi tức đầu tư (ROI) của bạn. Khi chọn nhà cung cấp, hãy nhớ:

  • Luôn nghiên cứu các nhà cung cấp ERP tiềm năng: Khám phá các giải pháp ERP khác nhau để đảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn phù hợp với nhu cầu và ngân sách của tổ chức bạn.
  • Đánh giá danh tiếng và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp: Luôn kiểm tra tài liệu tham khảo, nghiên cứu trường hợp và đánh giá của khách hàng để xác định độ tin cậy và dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp.
  • Yêu cầu và so sánh các đề xuất của nhà cung cấp: Nhận đề xuất chi tiết từ tất cả các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn của bạn để đánh giá mức độ phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.

3. Tùy chỉnh và cấu hình ERP

Một giải pháp ERP có thể tùy chỉnh là rất quan trọng đối với quá trình triển khai. Hãy nhớ những điều sau khi bạn điều hướng tùy chỉnh và cấu hình:

Tránh tùy chỉnh quá mức

Cá nhân hóa hệ thống của bạn luôn là một lợi thế, nhưng một số nhóm lại tùy chỉnh quá xa, khiến hệ thống ERP của họ kém hiệu quả hơn. Chọn cấu hình phù hợp với quy trình hiện có của tổ chức bạn để giảm thiểu sự phức tạp và đảm bảo việc áp dụng suôn sẻ.

Tập trung vào các tính năng thiết yếu

Bằng cách biết chính xác nhu cầu của tổ chức hoặc doanh nghiệp mình, các giải pháp ERP được triển khai sẽ tập trung vào những yếu tố cần thiết (80-20). Khi bạn điều hướng triển khai, hãy ưu tiên các tính năng và chức năng tương quan trực tiếp với yêu cầu của tổ chức bạn. Ví dụ: nếu bạn cần giải pháp chuỗi cung ứng hoặc quản lý tài chính, hãy tập trung vào các giải pháp và tính năng giải quyết những vấn đề này.

Đảm bảo khả năng mở rộng

Hệ thống ERP thúc đẩy sự thay đổi và tăng trưởng trong tổ chức, nghĩa là bạn cần một hệ thống có thể mở rộng và tùy chỉnh để phù hợp với sự phát triển của công ty bạn. Đảm bảo rằng giải pháp của bạn có thể thích ứng với những thay đổi trong tương lai của bối cảnh kinh doanh.

4. Chuyển đổi và làm sạch dữ liệu

Quá trình chuyển đổi và làm sạch là rất quan trọng đối với một dự án triển khai ERP. Đảm bảo rằng những điều sau đây đã hoàn tất để công tác triển khai liền mạch.

Lập kế hoạch chuyển dữ liệu một cách cẩn thận

Đảm bảo việc chuyển thông tin một cách hiệu quả từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới của bạn bằng cách có chiến lược toàn diện và tất nhiên phải hiểu rõ cấu trúc và ý nghĩa dữ liệu giữa 2 hệ thống ERP.

Làm sạch và xác thực tính đúng đắn của dữ liệu

Dữ liệu phải nhất quán và chính xác trước khi bạn có thể chuyển nó sang hệ thống ERP mới của mình. Vì vậy, trước khi bạn di chuyển nó, hãy dọn dẹp và sắp xếp dữ liệu.

Thực hiện giả lập chuyển đổi dữ liệu

Một mẹo quan trọng để triển khai ERP thành công là thực hiện di chuyển thử nghiệm, sử dụng tập hợp con dữ liệu nhỏ hơn để xác định bất kỳ tắc nghẽn nào trước khi di chuyển toàn diện. Thực hiện nhiều lần di chuyển thử nghiệm nếu cần thiết để loại bỏ các vấn đề trước khi triển khai.

5. Đào tạo sử dụng và quản lý biến động

Cách duy nhất để đảm bảo người dùng áp dụng thành công là cung cấp cho nhân viên chương trình đào tạo cần thiết để nắm vững các giải pháp ERP. Các giải pháp cung cấp dịch vụ đào tạo liên tục đảm bảo sự thành công lâu dài cho chiến lược triển khai của bạn.

Đầu tư vào đào tạo toàn diện

Cung cấp đào tạo cho tất cả nhân viên sử dụng hệ thống ERP để đảm bảo sử dụng hợp lý. Nhân viên sẽ không thể sử dụng hệ thống ERP để nâng cao quy trình kinh doanh nếu không hiểu rõ về cách thức hoạt động của nó.

Tạo điều kiện quản lý thay đổi

Để đảm bảo nhân viên dễ dàng thích ứng với sự thay đổi, bạn cần truyền đạt lợi ích của hệ thống ERP tới lực lượng lao động của mình và giải quyết mọi lo ngại của họ về sự thay đổi hoạt động.

Nuôi dưỡng văn hóa thích ứng

Khuyến khích nhân viên của bạn đón nhận những thay đổi của tổ chức và tích cực tham gia vào quá trình triển khai thành công để loại bỏ nỗi sợ thay đổi.

6. Kiểm thử hệ thống và xử lý phản hồi

Kiểm tra hệ thống ERP của bạn trước khi triển khai toàn diện để đảm bảo giải pháp của bạn đáp ứng được mục tiêu. Luôn bao gồm các quy trình sau trong các giai đoạn triển khai ERP của bạn:

  • Tiến hành thử nghiệm thí điểm: Triển khai hệ thống ERP của bạn trong môi trường được kiểm soát, nơi bạn có thể xác định và khắc phục các vấn đề tiềm ẩn trước khi triển khai trên quy mô toàn diện.
  • Thu thập phản hồi từ người dùng: Liên tục tìm kiếm phản hồi từ người dùng cuối để giải quyết mọi lo ngại về khả năng sử dụng với hệ thống ERP của bạn và nâng cao trải nghiệm người dùng.
  • Tinh chỉnh lặp đi lặp lại quá trình triển khai: Liên tục cải tiến hệ thống ERP dựa trên phản hồi được thu thập và bài học kinh nghiệm trong quá trình thử nghiệm thí điểm.

7. Chạy thật và hỗ trợ sau Go-live

Cung cấp sự hỗ trợ nhất quán trong và sau giai đoạn đi vào hoạt động là rất quan trọng. Giai đoạn thực hiện này bao gồm các quy trình sau:

Lên lịch Golive một cách phù hợp nhất

Trước tiên, bạn phải đặt ngày triển khai đầy đủ hệ thống ERP của mình. Xác định ngày sẽ gây ra sự gián đoạn tối thiểu cho hoạt động kinh doanh hàng ngày để tránh các vấn đề về tổ chức.

Thiết lập hệ thống hỗ trợ

Sự hỗ trợ vận hành ERP là rất quan trọng góp phần vào một hệ thống thành công. Có sự hỗ trợ tận tình trong và sau giai đoạn đi vào hoạt động để giải quyết việc triển khai và các vấn đề đang diễn ra khi chúng phát sinh.

Theo dõi hiệu suất và tiến độ

Giám sát nhất quán và đánh giá thường xuyên là rất quan trọng để triển khai thành công và hệ thống ERP bền vững. Tiến hành đánh giá để hiểu hiệu suất của hệ thống và tác động của nó đối với các quy trình của tổ chức.

8. Tối ưu hóa liên tục

Luôn cập nhật hệ thống ERP của bạn và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục là rất quan trọng để đảm bảo rằng giải pháp của bạn có thể mở rộng và hiệu quả. Bạn có thể khuyến khích tối ưu hóa liên tục theo những cách sau:

  • Đẩy mạnh đào tạo liên tục: Luôn khuyến khích học hỏi liên tục để phát huy tối đa tiềm năng của hệ thống ERP và khuyến khích nhân viên phát huy hết tiềm năng của mình.
  • Giám sát các chỉ số hiệu suất chính (KPI): Theo dõi các KPI quan trọng để đánh giá hiệu quả của hệ thống ERP trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.
  • Thích ứng với nhu cầu thay đổi: Luôn sẵn sàng thay đổi hệ thống ERP khi tổ chức của bạn phát triển và yêu cầu kinh doanh thay đổi.

Phần kết luận

Những lời khuyên quan trọng nhất để triển khai ERP thành công là:

  1. Hãy nhớ lập kế hoạch trước khi thực hiện.
  2. Lựa chọn cẩn thận nhà cung cấp của bạn.
  3. Ưu tiên tùy chỉnh và cấu hình.
  4. Điều hướng di chuyển và làm sạch dữ liệu.
  5. Khuyến khích đào tạo và quản lý sự thay đổi.
  6. Tiến hành thử nghiệm thí điểm và nhận phản hồi.
  7. Lên lịch phát trực tiếp và cung cấp hỗ trợ.
  8. Thúc đẩy tối ưu hóa liên tục.

SMARTIS cương vị là đại lý ủy quyền tại Việt Nam của SAP, chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của bạn trong việc lựa chọn giải pháp ERP Cloud, hãy liên lạc ngay với chúng tôi để được tư vấn tận tâm và miễn phí.

Tài nguyên khác để gia tăng kiến thức và hiểu biết của bạn về hệ thống ERP SAP Business One

SMARTIS – HƠN 15 NĂM KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI ERP SAP BUSINESS ONE

🌐 Website: www.smartis.com.vn/www.cloud.smartis.com.vn
📧 Email: info@smartis.com.vn
🏢 Văn phòng tại: 116 Đề Thám, Quận 1, TP.HCM.
☎️ Hotline: 076 383 8090

Tel: 076 383 8090