Bắt đầu từ ngày 1/7/2022 doanh nghiệp bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử (HDDT), bạn đã có giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử cho hệ thống ERP SAP Business One chưa?
✅ Lộ trình và thời điểm bắt buộc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử
– Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử mới nhất là từ ngày 1/7/2022 trên tất cả các tỉnh thành, Hiện nay có 6 tỉnh tại Việt Nam bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 31/12/2021 (Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định và Phú Thọ) 57 tỉnh còn lại áp dụng hóa đơn điện tử từ tháng 4/2022. Bộ Tài chính đặt mục tiêu đến hết năm 2021, tối thiểu 70% số lượng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử tại 6 địa phương phải hoàn thành triển khai giai đoạn.
✅ Các doanh nghiệp đang và sẽ sử dụng phần mềm SAP Business One làm gì để đáp ứng yêu cầu về quản lý HDDT
– Doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm ERP, nghĩa là doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược dài hạn và biết cách khai thác lợi ích của thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình, do đó không lý do gì việc tích hợp ERP vào hệ thống HDDT của thuế sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp.
– Hiện tại hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ HDDT đều có cơ chế mở cho phép đơn vị có thể import số liệu HDDT vào phần mềm HDDT của họ để quản lý HDDT một cách thủ công, đây là giải pháp tiết kiệm nhất, đơn giản nhất nhưng ngược lại sẽ không an toàn và dễ sai sót do chủ quan của người thực hiện. Thông thường các đơn vị sẽ tìm đến các giải pháp tích hợp để có thể đồng bộ số liệu hóa đơn từ hệ thống ERP về hệ thống quản lý HDDT tự động để ghi nhận tức thời, đảm bảo mức độ an toàn và tránh sai sót. Tuy nhiên khi đơn vị tự xây dựng giải pháp tích hợp sẽ có rào cản là chi phí cao và rủi ro cao. Doanh nghiệp cần tìm và ứng dụng các giải pháp tích hợp có sẵn để phục vụ nhu cầu của mình một cách một cách phù hợp nhất.
✅ Giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử tốt cần có những tính năng gì?
Một giải pháp tích hợp HDDT tốt cần đảm bảo những yêu cầu sau:
* Tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu: việc tích hợp tuân theo các tiêu chuẩn kết nối và mã hóa dữ liệu qua webservices của NCC HDDT và tuân theo các tiêu chuẩn cập nhật và truy xuất số liệu qua kiến trúc DI-API của SAP phát triển riêng cho nhu cầu tích hợp với hệ thống thứ ba.
* Tuân theo quy trình xử lý của hệ thống xử lý chuẩn mực: mỗi hệ thống HDDT của từng NCC có yêu cầu và quy trình xử lý khác nhau, giải pháp tích hợp tốt là giải pháp tuân theo luồng quy trình dữ liệu của hệ thống đó để khai thác tốt nhất khả năng vận hành của hệ thống nhưng vẫn không làm thay đổi kết quả logic hệ thống sẽ dẫn đến khả năng sai sót cao.
* Đảm bảo tốc độ đồng bộ dữ liệu: việc đảm bảo tốc độ đồng bộ dữ liệu là một trong những yếu tố quan trọng để xác định giải pháp đồng bộ thành công hay không. Hệ thống tích hợp tốt là hệ thống được thiết kế để tối ưu nhất về tần suất và lượng dữ liệu truyền tải.
* Có khả năng truy xuất dự liệu lịch sử đồng bộ: Mỗi giao dịch đồng bộ cần được ghi nhận lại trong nhật ký với đầy đủ thông tin quan trọng về dữ liệu đã đồng bộ, trạng thái đồng bộ, ngày giờ xử lý, người thực hiện … những thông tin này sẽ giúp quản trị hệ thống kiểm soát, theo dõi và audit dữ liệu.
✅ Các đặc điểm nổi bật của giải pháp tích hợp HDDT của SMARTIS
- Cấu hình sử dụng thuận tiện theo cấu hình có sẵn riêng cho từng NCC HDDT: từng NCC HDDT có yêu cầu về tiêu chuẩn bảo mật khác nhau cho việc tich hợp HDDT; gói giải pháp HDDT của SMARTIS đã xây dựng thành công chuẩn kết nối để có thể đồng thời sử dụng cho nhiều NCC khác nhau trong cùng 1 đơn vị. Đối với người quản trị, chỉ cần khai báo thông số phù hợp sẽ kết nối thành công mà không cần chỉnh sửa.
- Tuân thủ yêu cầu và quy trình xử lý hóa đơn: quy trình thao tác khởi tạo và quản lý hóa đơn tuân thủ logic quản lý của SAP B1 và của NCC HDDT
- Tạo hóa đơn: hóa đơn mới sẽ được tạo hàng loạt chỉ với 1 thao tác.
- Tạo hóa đơn thay thế: hệ thống hỗ trợ kiểm soát và gợi ý danh sách hóa đơn gốc phù hợp.
- Tạo hóa đơn điều chỉnh: hệ thống hỗ trợ kiểm soát và gợi ý danh sách và nội dung điều chỉnh, phân loại điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm khi tạo hóa đơn.
- Xóa hóa đơn chưa phát hành / Hủy hóa đơn đã phát hành: người dùng sẽ chủ động xóa hóa đơn mà không cần đăng nhập vào hệ thống HDDT
- Cập nhật thông tin hóa đơn: khi hóa đơn chưa phát hành, người dùng có thể chỉnh sửa thông tin hóa đơn theo nguyên tắc ghi hóa đơn mà không cần đăng nhập vào hệ thống HDDT.
- Giao diện tập trung, đơn giản, dễ sử dụng, dễ kiểm soát
Toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến HDDT sẽ được thực hiện tại 1 giao diện duy nhất
-
- Tìm kiếm và load thông tin cần quản lý hóa đơn
- Chủ động theo dõi trạng thái phát hành hóa đơn
- Xử lý số lượng lớn hóa đơn trên cùng 1 giao diện với các yêu cầu khác nhau bằng 1 thao tác
- Tra cứu hóa đơn theo từng chứng từ
- Xem thông báo lỗi nếu làm sai quy trình
- Xử lý số liệu nhanh chóng, thông báo kết quả tức thời
- Phân quyền và bảo mật theo chuẩn mực của SAP Business One
- Phân quyền chức năng theo user
- Truy xuất theo template
- Truy xuất theo từng chi nhánh, đơn vị
- Và tuân thủ các phân quyền khác của hệ thống SAP
✅ Quy trình xử lý xuất hóa đơn điện tử
- Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp ghi nhận tất cả các chứng từ hóa đơn liên kết chặt chẽ với quy trình bán hàng, trả hàng. Kế toán sẽ thực hiện các thao tác tạo các chứng từ hóa đơn và chỉ định chứng từ có xuất hóa đơn hay không
- Kế toán hóa đơn có dữ liệu tất cả chứng từ cần xuất hóa đơn tập trung tại màn hình làm việc của mình. Tại đây kế toán sẽ chủ động xử lý hàng loạt hóa đơn theo nhiều nhu cầu xuất hóa đơn (tạo mới, thay thế, điều chỉnh, v.v…); tất cả trong 1 giao diện quản lý
- Hệ thống sẽ đồng bộ các hóa đơn cần xuất, điều chỉnh, thay thế, cập nhật thông tin đến hệ thống quản lý hóa đơn. Sau khi đồng bộ thành công, kế toán hóa đơn sẽ có thể xem lại các hóa đơn đã tạo (tra cứu) và có thể tiếp tục thực hiện các hoạt động chỉnh sửa thông tin hoặc cập nhật lại trạng thái hóa đơn khi được thuế duyệt
- Kế toán hóa đơn sẽ xử lý việc ký và phát hành hóa đơn theo đúng quy trình của hệ thống quản lý hóa đơn để gửi thông tin hóa đơn cho cơ quan thuế duyệt.
- Trên hệ thống ERP, kế toán công nợ sẽ tiếp tục theo dõi việc thu tiền theo hóa đơn, và dễ dàng tra cứu lại thông tin hóa đơn của khách hàng
✅ Lợi ích khi đến với giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử của SMARTIS
- Giải pháp Plug & Play
- Triển khai nhanh chóng, sử dụng trực quan
- Hỗ trợ kịp thời
- Miễn phí cập nhật phiên bản mới tương thích với yêu cầu thay đổi của cơ quan thuế
- Chi phí triển khai thấp, không đòi hỏi phát sinh thêm bản quyền từ SAP