Cloud ERP là gì và cách hoạt động như thế nào

Hãy cùng SMARTIS tìm hiểu Cloud ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chạy trên nền tảng đám mây của nhà cung cấp (Partners) thay vì hệ thống được đặt tại doanh nghiệp (On-premises), và điều đó cho phép người dung truy cập thông qua Internet. Phần mềm ERP là hệ thống tích hợp cùng tự động hóa các chức năng vận hành kinh doanh và tài chính thiết yếu, đồng thời cung cấp một nguồn dữ liệu duy nhất, bao gồm:  Quản lý hàng tồn kho, Đơn hàng bán và Chuỗi cung ứng, đồng thời hỗ trợ Thu mua, Sản xuất, Phân phối và Quản trị. Các tổ chức truy cập ERP qua Internet, vì vậy tất cả những gì cần thiết là có kết nối Mạng (network connection) và Trình duyệt (web-browsers).

Vậy Cloud ERP là gì?

Bởi vì được Đối tác cung cấp ERP (ERP Partners) quản lý xây dựng (hosted) và cung cấp dưới dạng dịch vụ cho các doanh nghiệp nên Cloud ERP hỗ trợ chức năng tương đương hoặc tốt hơn các Hệ thống ERP tại chỗ (On-premises) và rất ít các nhược điểm, chẳng hạn như Phí bản quyền trả trước (upfront license fee).

Trong báo cáo của của IDC cho biết “nhu cầu về các hệ thống Cloud ERP luôn tăng trưởng liên tục do có thể truy cập mọi lúc mọi nơi và khả năng phân tích lượng dữ liệu khổng lồ (bigdata analytics) trong thời gian thực”.

Điều đó có nghĩa là hệ thống có thể cung cấp thông tin chi tiết về hàng tồn kho theo thời gian thực cho các Nhóm bán hàng, quản lý Kho, Sản xuất và cũng giúp cho bộ phận Kế toán-Tài chính theo dõi sát sao dòng tiền (cashflow) và đưa ra quyết định hiệu quả hơn cho cán cân Tài chính của doanh nghiệp.

Cách Cloud ERP hoạt động

Hệ thống Cloud ERP hoạt động bằng sự kết hợp của các công nghệ và được kết nối bởi mạng Internet tốc độ cao. Cloud ERP luôn trực tuyến (online) và các bản cập nhật bảo mật do nhà cung cấp ERP xử lý. Tất cả những gì bạn cần phải quan tâm chỉ là đăng nhập và sử dụng. Đó cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến chi phí sở hữu thấp hơn so với các hệ thống ERP được quản lý và duy trì tại chỗ (On-premises).

Trong hầu hết trường hợp, người dùng có thể truy cập Cloud ERP bằng thiết bị di động hoặc máy tính cá nhân. Hệ thống sẽ bao gồm một loạt các ứng dụng kinh doanh để giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả và việc bạn cần chỉ là tập trung vào trải nghiệm khách hàng và tối ưu kết quả kinh doanh.

Cloud ERP cung cấp khả năng mở rộng quy mô không giới hạn và trao quyền cho nhóm của bạn truy cập bất kỳ thông tin nào họ cần ở bất cứ nơi nào: trong các cuộc họp, đến các địa điểm làm việc từ xa, văn phòng và ngay tại nhà. Đó là điều cần thiết vì Cloud ERP cung cấp khả năng đăng nhập một cách an toàn từ mọi nơi trong thời kì hậu COVID, thời mà có nhiều công ty chuyển dịch mô hình làm việc tại nhà hơn bao giờ hết.

Các tính năng chính của Cloud ERP bao gồm khả năng truy cập thông tin khách hàng, lịch sử bán hàng, dữ liệu kế toán, công cụ quản lý nhân lực, số liệu, trạng thái chuỗi cung ứng,… Cloud ERP có thể liên kết những nguồn thông tin đó với nhau một cách không gián đoạn theo chuẩn mực mà công ty của bạn yêu cầu.

Tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của mình, bạn có thể chọn lựa các mô hình triển khai khác nhau với các Phân hệ (Modules) được tối ưu hóa phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Điều đó có thể giúp cho nhân viên của bạn tập trung vào quy trình làm việc để hoàn thành các mục tiêu hiệu quả hơn.

Các thành phần của Cloud ERP

Mọi phần mềm Cloud ERP đều cung cấp chức năng tài chính kế toán là nền tảng. Từ đó, các Phân hệ (Modules) mà một Tổ chức chọn triển khai tùy thuộc vào ngành nghề và đặc thù kinh doanh cụ thể của Tổ chức đó. Các Phân hệ đó bao gồm:

• Tài chính và kế toán (Financials)
• Quản lý nguồn nhân lực (HRM)
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Quản lý hàng tồn kho (Inventory)
• Quản lý đơn hang (Sales)
• Quản lý điều độ Sản xuất (MES)
• Quản lý chuỗi cung ứng (Purchasing)
• Quản lý dự án (Project management)
• Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP)

Khái niệm về Cloud ERP

Để hiểu rõ hơn một số khái niệm cơ bản liên quan đến Cloud ERP, chúng ta hãy tìm hiểu sâu hơn về các chủ đề này:

1. Mô hình triển khai: Phần mềm ERP thông thường có thể được triển khai tại chỗ (On-premises)/trên các máy chủ riêng (Private hosted Servers). Còn Cloud ERP có thể được mua theo mô hình “dưới dạng dịch vụ (as-a-services)” từ đó có thời gian khởi tạo và cung cấp dịch vụ đến các tổ chức một cách Nhanh chóng và không tốn bất kì chi phí vận hành hạ tầng nào khác.
2. Cloud ERP: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp dựa trên nền tảng đám mây được xây dựng bởi nhà cung cấp ERP và dựng trên server của họ. Và hệ thống được cung cấp như một dạng dịch vụ (as-a-services) từ đó người dung có thể truy cập và sử dụng thông qua Trình duyệt Web.
3. On-premises ERP: Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp này được cài đặt cục bộ trên Máy chủ công ty và được quản lý bởi đội ngũ IT nội bộ hoặc thuê ngoài. Phần mềm, cơ sở hạ tầng, dữ liệu được quản lý, lưu trữ và duy trì nội bộ.
4. Private Hosted ERP: Máy chủ cài đặt ERP được lưu trữ hoặc xây dựng bởi một đơn vị cung cấp dịch vụ hạ tầng Máy chủ. Và doanh nghiệp có thể không cần quan tâm đến hạ tầng. Mô hình này cũng có một số lợi ích về mặt Lưu trữ Đám mây, nhưng nó không thực sự là “dạng dịch vụ (as-a-services)”.
5. Bảo mật đầu cuối (end-to-end security): Kết nối luôn an toàn và được mã hóa giữa nhà cung cấp Cloud ERP và khách hàng của họ.
6. Bản quyền sử dụng dạng thuê bao (Subscription License): Công ty sẽ trả chi phí cố định vào các khoảng thời gian cụ thể (hàng năm hoặc hàng tháng) để sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ. Khoản phí đó đã bao gồm tất cả các hoạt động như: chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp phiên bản phần mềm. Thông thường sẽ được tính dựa trên mỗi người dung (users).

Cloud ERP và ERP tại chỗ (On-Premises ERP) khác nhau thế nào

Một số câu hỏi được đặt ra như: Nếu hệ thống Cloud ERP và ERP tại chỗ (On-premises) cung cấp chức năng tương tự, thì tại sao lại chọn Cloud?

ERP tại chỗ (On-Premises) là hệ thống được cài đặt và quản lý bởi nhân viên CNTT của công ty. Doanh nghiệp phải mua bản quyền sử dụng cho các Phân hệ (Modules) hoặc Người dùng (Users) cần sử dụng hệ thống ERP, sau đó mua hoặc thuê các máy chủ vật lý hoặc ảo hóa để vận hành Hệ thống. Các doanh nghiệp sử dụng ERP tại chỗ (On-Premises) phải chịu thêm chi phí để bảo trì, khắc phục sự cố, cập nhật phiên bản ERP. Các Phần mềm chống vi-rút và bảo mật cũng như hệ thống lưu trữ và sao lưu máy chủ cũng là những chi phí cần thiết khác.

Ngược lại, Cloud ERP được lưu trữ và quản lý bởi nhà cung cấp ERP, và phần mềm được cung cấp theo mô hình “dưới dạng dịch vụ (as-a-services)” thông qua môi trường Cloud. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm về vận hành ứng dụng, lưu trữ dữ liệu, hệ điều hành, máy chủ, cơ sở hạ tầng trung tâm dữ liệu vật lý và cài đặt các bản cập nhật bảo mật cũng như nâng cấp tính năng thường xuyên.

Các loại hình Cloud ERP

Không phải tất cả các mô hình Cloud đều như nhau. Một số nhà cung cấp ERP truyền thống đã dựng các phần mềm ERP của họ để chạy trên các trung tâm dữ liệu (DataCenters) được kết nối internet. Những doanh nghiệp sử dụng các hệ thống ERP này có thể bỏ lỡ một vài ưu điểm của Cloud ERP, chẳng hạn như việc nâng cấp phiên bản phần mềm và sức mạnh tính toán của mô hình trung tâm dữ liệu (DataCenters).

Dưới đây là một số khái niệm về sự khác nhau giữa các mô hình Cloud:

Phần mềm dạng dịch vụ Đa khách thuê (Multiple-Tenant Saas): Đây là một phiên bản duy nhất của phần mềm ERP và cơ sở hạ tầng liên quan của nó sẽ phục vụ nhiều tổ chức cùng một lúc. Tuy nhiên, mặc dù mỗi tổ chức sử dụng cùng một phần mềm (phiên bản phần mềm) và được lưu trữ trên cùng một nhóm máy chủ (DataCenter Cloud Computing), dữ liệu của mỗi công ty vẫn sẽ riêng biệt và không thể truy cập bởi công ty khác. Đây chính là Một hệ thống Cloud ERP thực sự.

Phần mềm dạng dịch vụ Một khách thuê (Single-Tenant Saas): Đây là một phiên bản duy nhất của phần mềm ERP và cơ sở hạ tầng liên quan của nó chỉ phục vụ cho một tổ chức. Nói cách khác, dữ liệu của một tổ chức được lưu trữ trên các máy chủ riêng chạy một phiên bản phần mềm duy nhất. Một số nhà cung cấp Cloud ERP dạng này sẽ cung cấp cho khách hàng lựa chọn chạy trên Server Cloud Riêng (Private Cloud Computing) hoặc Server Cloud dùng chung (Shared Cloud Computing).

Đám mây Chung (Public Cloud): Thuộc sở hữu của nhà cung cấp dịch vụ, nhiều tổ chức chia sẻ dịch vụ điện toán đám mây. Tuy nhiên, dữ liệu và ứng dụng của mỗi tổ chức không thể truy cập được đối với những tổ chức khác. Ví dụ về đám mây chung bao gồm Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure và Oracle Cloud,…

Đám mây riêng (Private Cloud): Một dịch vụ không được chia sẻ với bất kỳ tổ chức nào khác. Khách hang có thể thuê Server Riêng đặt tại DataCenters (Dedicate Cloud Server) và cài đặt dựng Phần mềm ERP lên đó.

9 Lợi ích của Nền tảng ERP Đám mây (Cloud ERP)

1. Cơ sở hạ tầng trả trước và chi phí vận hành: đây là một trong những rào cản lớn nhất của Doanh nghiệp khi muốn tiếp cận và triển khai hệ thống ERP. Tuy nhiên lợi ích lớn nhất của giải pháp Cloud ERP là giảm tải chi phí tổng thể, điều đó được bắt đầu ngay từ khi triển khai. Với ERP tại chỗ (On-Premises), doanh nghiệp sẽ phải chịu rất nhiều chi phí trả trước như là : Chi phí bản quyền Phần mềm, chi phí mua máy chủ, nhân viên vận hành hạ tầng, bảo mật và sao lưu…Bên cạnh đó còn phải cần thêm các chi phí bổ sung hằng năm để bảo trì hạ tầng hệ thống, nâng cấp và cập nhật phiên bản, cũng như nâng cấp sức mạnh của các máy chủ khi cấu hình hiện tại không đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng. Trong khi đó Cloud ERP thường có chi phí thấp hơn khoảng 30% so với ERP tại chỗ (On-Premises). Vì nhà cung cấp ERP trên nền tảng đám mây lưu trữ và quản lý phần mềm trên các máy chủ của riêng mình, nên các doanh nghiệp sẽ tránh được chi phí bản quyền, cơ sở hạ tầng trả trước cũng như chi phí bổ sung cho nhân viên CNTT, bảo trì, bảo mật và cập nhật.
2. Tốc độ triển khai: Một trong những trở ngại lớn nhất của bất kỳ giải pháp ERP mới nào là thời gian triển khai, điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp, khoảng một nửa số doanh nghiệp cho biết việc triển khai của họ đã không hoàn thành trong thời gian dự kiến. Thông thường, một doanh nghiệp có thể thiết lập và vận hành hệ thống ERP dựa trên đám mây nhanh hơn so với tại chỗ vì nó không yêu cầu lựa chọn và thiết lập phần cứng hoặc thuê và đào tạo nhân viên CNTT.
3. Khả năng truy cập: Người dùng ERP dựa trên đám mây có thể truy cập hệ thống và thông tin kinh doanh theo thời gian thực, từ mọi nơi và trên mọi thiết bị. Điều này đảm bảo nhân viên trong toàn tổ chức đang làm việc với cùng một trạng thái dữ liệu, từ đó có thể đưa ra quyết định nhanh hơn và tự tin hơn.
4. Khả năng mở rộng: Không gặp phải những thách thức trong việc bổ sung thêm tài nguyên xử lý, địa điểm hoạt động (chi nhánh mới) hoặc mở rộng các công ty con đó chính là ưu điểm lớn của nền tảng Cloud ERP. Khi một doanh nghiệp phát triển, Cloud ERP cũng thích nghi và đáp ứng. Một tổ chức có thể bắt đầu với những chức năng cơ bản, cốt lõi và bổ sung thêm khi cần thiết—mà không cần bổ sung thêm phần cứng hạ tầng. Chưa kể, giải pháp Cloud ERP cho phép người dùng ở mọi nơi truy cập hệ thống chỉ bằng cách có kết nối với Internet. Không cần máy chủ cục bộ, do đó khi một công ty phát triển lớn hơn bằng cách sáp nhập hoặc mua lại các công ty khác, thì các đơn vị mới có thể sử dụng hệ thống của công ty mẹ một cách nhanh chóng. Các nhà cung cấp đám mây thường sở hữu các trung tâm dữ liệu trên khắp thế giới và sẽ lưu giữ dữ liệu của từng khách hàng ở nhiều địa điểm, cung cấp dịch vụ tốt hơn và đáng tin cậy hơn hầu hết các doanh nghiệp tự xây dựng và quản lý. Các nhà cung cấp phần mềm đám mây thường cố gắng đạt được mức độ khả dụng (uptime) 99,999%.
5. Tùy chỉnh và linh hoạt: Giống như các nền tảng ERP đám mây khác, việc có thể mở rộng theo quy mô của một tổ chức, thì Cloud ERP cũng có thể được tùy chỉnh (customization) dễ dàng để phù hợp với đặc thù kinh doanh – ngay từ giai đoạn triển khai ban đầu hoặc sau đó, khi mà doanh nghiệp phát triển lớn mạnh. Mặc dù phần mềm ERP tại chỗ (On-Premises) cũng có thể được tùy chỉnh, nhưng những tùy chỉnh đó được gắn với phiên bản phần mềm hiện tại và có thể khó tương thích với các phiên bản phần mềm trong tương lai và đặc biệt hơn là nếu tinh chỉnh đó được phát triển nội bộ. Đây là một trong những lý do chính khiến một số doanh nghiệp tránh nâng cấp hệ thống ERP của họ và để tiếp tục sử dụng phiên bản lỗi thời (old versions).Lợi thế của các hệ thống Cloud ERP là có xu hướng tích hợp tương thích tốt với các sản phẩm dựa trên nền tảng đám mây khác và các mô-đun mới có thể được thêm vào hệ thống Cloud ERP mà không cần thời gian ngừng hoạt động hoặc phần cứng bổ sung. Sự linh hoạt này cho phép doanh nghiệp luôn duy trì thế chủ động trong vận hành thay vì bị động cùng lúc đó có thể điều chỉnh nhanh hơn với những thay đổi của ngành nghề, xu hướng của người tiêu dùng, hoặc các tình huống không lường trước được, …
6. Khả năng Nâng cấp: Các nhà cung cấp Cloud ERP thường quản lý tất cả các nâng cấp và cập nhật hệ thống một cách liên tục, từ đó theo kịp nhu cầu kinh doanh đang phát triển và đảm bảo khách hàng đang sử dụng công nghệ chức năng tiên tiến nhất. Cập nhật hoặc nâng cấp phần mềm ERP tại chỗ (On-Premises) đòi hỏi nhiều thời gian hơn và thậm chí có thể liên quan đến việc thuê nhà thầu để quản lý quy trình. Với Cloud ERP, các bản cập nhật có thể chỉ mất ít nhất 30 phút và thường diễn ra trong giờ nghỉ để tránh gián đoạn kinh doanh.
7. Bảo mật: việc thuê ngoài các nhà cung cấp để quản lý và lưu trữ dữ liệu kinh doanh của công ty bạn một cách an toàn là việc có thể hiểu được đối với một số tổ chức. Tuy nhiên, Cloud ERP có thể cung cấp bảo mật tốt hơn thế.Cloud ERP thường cung cấp bảo mật cấp doanh nghiệp (enterprice-grade) và mã hóa dữ liệu đầu cuối giữa khi sử dụng hệ thống ERP. Nhưng cũng lưu ý rằng các công ty sẽ tự chịu trách nhiệm về việc quản lý danh tính và quyền truy cập của người dùng Cloud ERP.
8. Khắc phục sự cố khi có thảm họa: Trừ khi các tổ chức có kế hoạch khắc phục thảm họa và duy trì hoạt động kinh doanh, các giải pháp ERP tại chỗ (On-Premises) luôn có nguy cơ mất dữ liệu cao hơn và nghiêm trọng hơn trong trường hợp lỗi phần cứng hoặc phần mềm hoặc thiên tai, hỏa hoạn hoặc đột nhập.
9. Khả năng phục hồi và truy cập lưu trữ: Nếu Máy chủ nội bộ bị lỗi, một công ty có thể mất một lượng thời gian và tiền bạc đáng kể để chuyển dữ liệu sang một hệ thống lưu trữ mới. Với Cloud ERP dữ liệu được lưu trữ trong các trung tâm dữ liệu (DataCenters) của nhà cung cấp, thường sẽ có các yếu tố dự phòng và phân tán về mặt địa lý. Điều này cũng có lợi về mặt cung cấp quyền truy cập vào thông qua internet trong thời đại hậu Covid khi mà nhu cầu Work from Home ngày càng được mở rộng. 

Thách thức của Cloud ERP

Mặc dù xu hướng rõ ràng là hướng tới việc sử dụng thông qua đám mây nhiều hơn, nhưng vẫn có những thách thức tiềm ẩn mà các tổ chức có thể gặp phải:

Hệ thống cũ: Nếu một doanh nghiệp lớn đang sử dụng hệ thống ERP tại chỗ (On-Premises) trong nhiều năm tìm cách chuyển sang ERP dựa trên đám mây, thì việc chuyển đổi có thể là một thách thức và đòi hỏi thời gian cũng như kiến thức chuyên môn đáng kể.

Sự kháng cự cùng với sự thay đổi: Các doanh nghiệp lớn với đội ngũ quản trị và CNTT đông đảo có thể gặp phải sự phản đối từ các bộ phận. Chuyển dịch hệ thống ERP lên Đám mây (Cloud) dẫn đến việc quản trị viên mất quyền kiểm soát đối với một số quy trình đã quá quen thuộc.

Quy định đặc thù: Các Doanh nghiệp có chính sách đặc thù chẳng hạn như: An ninh mạng đặc biệt, các hạn chế trong việc lưu trữ thông tin khách hàng trên đám mây,… Tuy nhiên, các nhà cung cấp Cloud ERP cũng từng bước đạt được các tiêu chuẩn trong việc tuân thủ các quy định như HIPAA và GDPR và thường có thể đáp ứng các yêu cầu về chủ quyền dữ liệu và khu vực. Vì vậy đây không thể xem là một hạn chế khi so với hệ thống ERP nội bộ.

Lời nói cuối

Tại sao Cloud ERP tốt hơn?

Hệ thống Cloud ERP ưu việt hơn ERP tại chỗ (On-Premises) vì một số lý do quan trọng như là: Các hệ thống Cloud ERP có thể truy cập từ mọi nơi, hầu như luôn trực tuyến và không yêu cầu tài nguyên CNTT của công ty để bảo trì và nâng cấp. Về lâu dài, các giải pháp Cloud ERP có thể giúp tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu suất tốt hơn. Hệ thống Cloud ERP được cho là giải pháp hiệu quả, an toàn nhất để cho phép đội ngũ của bạn truy cập vào hệ thống dữ liệu quan trọng để hoàn thành tốt nhất công việc được giao.

Sự khác biệt giữa Cloud ERP và Điện toán đám mây (Cloud Computing) là gì?

Cloud ERP sử dụng nhiều tài nguyên giống như Điện toán đám mây. Tuy nhiên, Điện toán đám mây chủ yếu tập trung vào việc xử lý và tính toán các dữ liệu , trong khi đó Cloud ERP cung cấp cho bạn một bộ ứng dụng để điều hành doanh nghiệp của bạn.